Zarządzenie Nr 6/2024 Burmistrza Łasku z dnia 03-01-2024 w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Łasku
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2023 r. poz. 40 ze zm.), w związku z § 1 ust. 3, § 2 ust. 2, § 42 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 ze zm.) zarządzam, co następuje:
§ 1. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) ESP - należy przez to rozumieć elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 570 ze zm.);
2) systemie EZD - należy przez to rozumieć system do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego;
3) identyfikatorze RPW - należy przez to rozumieć unikatowy numer z rejestru przesyłek wpływających generowany z systemu EZD, również w postaci kodu kreskowego;
4) Instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć Instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.);
5) JRWA - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
6) UPO - należy przez to rozumieć urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
7) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Łasku;
8) Wyjątkach prowadzonych w EZD - należy przez to rozumieć sprawy prowadzone wyłącznie elektronicznie z wykorzystaniem systemu EZD, stanowiące wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wskazane w załączniku Nr 1 do Zarządzenia. § 2. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu jest system tradycyjny, rozumiany jako system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej.
2. Proces dokumentowania spraw w systemie tradycyjnym jest wspomagany przez system EZD.
3. Wprowadzam wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw poprzez określenie klas z wykazu akt, w których sprawy będą rejestrowane i prowadzone w systemie EZD, zwane dalej wyjątkami, określone w załączniku nr 1 do Zarządzenia. 4. Dla wyjątków nie prowadzi się pomocniczo dokumentacji papierowej, z zastrzeżeniem przepisów wymagających papierowej postaci dokumentu.
5. Rejestr przesyłek wpływających, rejestr przesyłek wychodzących oraz rejestr pism wewnętrznych tworzone są w systemie EZD, z wyłączeniem rejestrów prowadzonych w systemach dedykowanych oraz pocztowych książek nadawczych prowadzonych w szczególności dla dokumentów generowanych z systemów dedykowanych.
§ 3. 1. Dla spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym dopuszcza się w systemie EZD:
1) prowadzenie metryk spraw i spisów spraw;
2) prowadzenie innych rejestrów, niż określone w pkt l;
3) udostępnianie i rozpowszechnianie pism wewnątrz Urzędu;
4) dystrybucje przesyłek;
5) dokonywanie dekretacji i akceptacji;
6) prowadzenie spraw w ramach komórki organizacyjnej Urzędu, z zastrzeżeniem ust. 2;
7) przygotowania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz i wewnątrz Urzędu na szablonach dostępnych w EZD;
8) generowania zwrotnych potwierdzeń odbioru;
9) przesyłania przesyłek;
10) powiązywania do akt sprawy wszystkich przesyłek wpływających zarejestrowanych w rejestrze przesyłek wpływających;
11) archiwizacji.
2. Wykorzystanie systemu EZD w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, ma charakter pomocniczy - nie zwalnia z obowiązku prowadzenia akt sprawy w postaci papierowej.
§ 4. 1. Wyznaczam Pana Mariusza Ziętalę, pracownika Wydziału Ogólno-Organizacyjnego do pełnienia funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie.
2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy w szczególności:
1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
2) udzielanie instruktażu pracownikom komórek organizacyjnych w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie;
3) nadzór nad zarządzaniem dokumentacją nieelektroniczną, gromadzoną w składzie chronologicznym dla spraw, o których mowa w §2 ust. 3;
4) nadzór nad zarządzaniem informatycznymi nośnikami danych zawierającymi dokumentację w postaci elektronicznej, zgromadzonymi w składzie elektronicznych nośników danych;
5) zapewnienie poprawnego przekazania dokumentacji, o której mowa w punkcie 3 i 4 do archiwum zakładowego, zgodnie z odpowiednimi uregulowaniami w tym zakresie;
6) nadzór nad modułem „Archiwum” w EZD;
7) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych.
§ 5. Zobowiązuję zwierzchników pracowników zatrudnionych w Urzędzie do:
1) zapewnienia realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej z wykorzystaniem systemu EZD pomocniczo do dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) bieżącej współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych;
3) udzielania instruktażu pozostałym pracownikom komórki organizacyjnej w zakresie obsługi systemu EZD;
4) informowania administratora systemu o potrzebie zgłaszania zmian w zakresie dostępu do systemu w przypadku zmian kadrowych i organizacyjnych;
5) informowania koordynatora czynności kancelaryjnych o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych oraz dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw, w szczególności w zakresie obsługi systemu EZD i opracowywania procedur.
§ 6. Wprowadzam Instrukcje w sprawie zasad zarządzania dokumentacją w Urzędzie Miejskim w Łasku, stanowiącą załącznik Nr 2 do Zarządzenia. § 7. Sprawy wszczęte i prowadzone w postaci tradycyjne, nie zakończone przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, powinny być kontynuowane i zakończone w sposób tradycyjny.
§ 8. Traci moc zarządzenie nr 14/2011 Burmistrza Łasku z dnia 1 lutego 2011 roku w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miejskim w Łasku wraz ze zmianami.
§ 9. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 10. Zarządzenie obowiązuje od 1 stycznia 2024 r.
Zarządzenie Nr 62024 Burmistrza Łasku z dnia 03-01-2024 w sprawie zasad postępowania z.pdf (796,95KB)
Załącznik nr 1 62024.docx (6,61KB)