Zarządzenie Nr Burmistrza Łasku z dnia 01-01-2001 w sprawie zasad otrzymywania faktur w formie elektronicznej w Urzędzie Miejskim w Łasku
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1465, 1572, 1907, 1940 z późn. zm.), art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361, 852, 1473, 1721, 1911, z 2025 r. poz. 222 z późn. zm.) oraz wypełniając obowiązki kontroli zarządczej i Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.Min.Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Otrzymywanie faktur, jak również ich korekt i duplikatów, w formie elektronicznej od kontrahenta odbywa się po podpisaniu przez Burmistrza Łasku zgody
1) w oparciu o zawartą umowę zawierającą akceptację tego sposobu przesyłania faktur od kontrahenta,
2) formularza akceptacji tego sposobu przesyłania faktur otrzymanego od kontrahenta stanowiących integralną część zamówień lub zleceń.
2. Ustanawia się następujący adres poczty elektronicznej na potrzeby otrzymywania faktur w formie elektronicznej, którym administrować będą wyznaczone osoby w Biurze Obsługi Interesanta (BOI) podlegające Wydziałowi Ogólno-Organizacyjnemu Urzędu Miejskiego w Łasku. § 2. 1. Wyznaczona osoba z BOI weryfikuje, czy faktura przekazana na wskazany adres w § 1.2 jest wystawiona na Gminę Łask jako Nabywca oraz Urząd Miejski w Łasku jako Odbiorca. Właściwie wystawioną fakturę osoba wyznaczona z BOI drukuje wraz z treścią wiadomości i ewentualnie załączonymi do niej dokumentami. 2. W przypadku faktury niezgodnej z zapisami § 2.1. wyznaczona osoba BOI dokonuje zwrotu całej korespondencji na adres, z którego przysłano fakturę. § 3. Wyznaczona osoba z BOI wprowadza fakturę zgodną z § 2.1. wraz z zawartością wiadomości do EZD po czym dokumenty są przekazywane do merytorycznych Wydziałów.
§ 4. 1. Odpowiedzialny pracownik Wydziału merytorycznego postępuje zgodnie z Instrukcją obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Łasku (Zarządzenie Nr 355/2023 Burmistrza Łasku z dnia 29 grudnia 2023 r.). Dodatkowo weryfikuje :
1) zgodność adresu e-mail, z którego wysłano wiadomość elektroniczną z fakturą z adresem e-mail wskazanym przez kontrahenta w jego formularzu akceptacji stosowania faktur elektronicznych;
2) zgodność formatu elektronicznego otrzymanej faktury z formatem wskazanym przez kontrahenta w jego formularzu akceptacji stosowania faktur elektronicznych;
3) spełnienie przez otrzymaną fakturę wymogów formalnych przewidzianych dla faktur w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361, 852, 1473, 1721, 1911, z 2025 r. poz. 222 z późn. zm.) oraz w przepisach wydawanych na jej podstawie.
2. Potwierdzenie prawidłowości weryfikacji ujmuje zapisem klauzuli na odwrocie faktury ” Faktura VAT spełnia wymogi określone w § 4. 1pkt 1-3 Zarządzenia NR 69/2025 Burmistrza Łasku z dnia 31 marca 2025 r. w sprawie zasad otrzymywania faktur w formie elektronicznej w Urzędzie Miejskim w Łasku.”
3. Wszelkich zmian dotyczących akceptacji stosowania faktur elektronicznych (cofnięcie akceptacji, zmiany adresu e-mail) należy dokonać w sposób pisemny ustalony z kontrahentem. § 5. Otrzymane faktury należy przechowywać na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe och odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
§ 6. Traci moc Zarządzenie Nr 289/2017 Burmistrza Łasku z dnia 28 grudnia 2017 roku w sprawie w sprawie zasad otrzymywania faktur w formie elektronicznej w Urzędzie Miejskim w Łasku.
§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2025 r.