Sygnaliści

Procedura zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Łasku

Od 25 grudnia 2024 r. możliwe jest dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych w ramach procedur przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Łasku

Sposób przesłania zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie zewnętrzne może być przesłane w formie elektronicznej  na adres lub  papierowej. Aby dokonać zgłoszenia w formie papierowej należy przesłać je w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie nieprawidłowości – do rąk własnych Pełnomocnika ds. naruszeń” na adres: Urząd Miejski w Łasku, ul. Warszawska 14, 98-100 Łask. Prawidłowe oznaczenie i zabezpieczenie Twojego zgłoszenia ułatwi nam zapewnienie jego poufności. Dokonując zgłoszenia możesz skorzystać z formularza dostępnego poniżej.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Informacją o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące naruszenia prawa, do którego doszło lub dojdzie w podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą. Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Ustawa o ochronie sygnalistów obejmuje ochroną jedynie osoby dokonujące zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa w zakresie:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Dodatkowo, sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona uprzednio zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację. Ochrona przysługuje również w przypadku, gdy sygnalista dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Tryb postępowania z przesłanym zgłoszeniem

Po przyjęciu zgłoszenia upoważniony pracownik dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Wstępna weryfikacja zgłoszenia polega na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów oraz czy Burmistrz Łasku jest właściwy do jego rozpatrzenia. W przypadku gdy przesłane zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów zgłoszenie nie podlega rozpatrzeniu w trybie procedury. Upoważniony pracownik informuje o tym sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Na podstawie informacji z oceny zgłoszenia zewnętrznego Burmistrz podejmuje dalsze działania następcze.

Co obejmuje informacja zwrotna oraz w jakim terminie zostanie ona przekazana

Informacją zwrotną jest w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów informacja o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań. W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego organ publiczny jest zobowiązany przekazać sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny może przekazać sygnaliście informację zwrotną w późniejszym terminie, nieprzekraczającym 6 miesięcy, musi jednak poinformować o tym sygnalistę przed upływem terminu wynoszącego 3 miesiące. Dodatkowo organ publiczny jest zobowiązany do poinformowania sygnalisty także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Termin przekazania takiej informacji zależy od czasu trwania tych postępowań.

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zasady przetwarzania danych osobowych w ramach procedury

Dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione. Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości.

Wyjątek dotyczący zgody: Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, powiadamia się sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Niezbędność i minimalizacja: Dane osobowe są przetwarzane w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Przechowywanie i usuwanie danych: Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu: Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych: Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.

Jeżeli po przeprowadzeniu przez Organ publiczny postępowania wyjaśniającego zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa (w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu publicznego), podejmie on dalsze czynności mające na celu naprawienie naruszenia prawa, w szczególności wszczyna postępowanie administracyjne, wnosi oskarżenia, podejmuje działania w celu odzyskania środków finansowych lub zamyka procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy Sygnalista w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ publiczny poinformuje Sygnalistę o odstąpieniu, a w razie kolejnego zgłoszenia pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi

Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Podejmowanie tych działań w sposób uporczywy jest zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 3.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez organy publiczne i Rzecznika Praw Obywatelskich. Przesłanie zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich jest rekomendowane w szczególności w przypadku wątpliwości co do organu właściwego do rozpatrzenia zgłoszenia w danej sprawie. Po przyjęciu zgłoszenia Rzecznik Praw Obywatelskich ustali właściwy organ i przekaże mu zgłoszenie.

Dane kontaktowe RPO: Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa. Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499.

Materiały

1. Zarządzenie Nr 278/2024 Burmistrza Łasku z dnia 19-12-2024 w sprawie wdrożenia w Urzędzie Miejskim w Łasku procedury zgłoszeń zewnętrznych
2. DOCXKarta zgłoszenia naruszenia (15,55KB)